Reisekosten 2010: 4 Tipps, wie Sie das Umsatzsteuer-Chaos rechtssicher managen

Damit Sie und Ihre reisenden Vertriebs- und Verkaufsmitarbeiter bei der Abrechnung alles richtig machen, hier auf aktuellen Kundenwunsch der Leser von VerkaufsManagement aktuell noch einmal alles Wichtige in Kürze:

Hintergrund des ganzen Chaos ist der Umstand, dass seit Anfang des Jahres für Hotelübernachtungen ein Mehrwertsteuersatz von 7 % gilt, das Frühstück aber weiterhin mit 19 % versteuert wird. Das Gleiche gilt für die Internet- und Telefonnutzung, für Pay-TV oder Getränke und Snacks aus der Minibar.

Wenn das Hotel Ihnen diese Leistungen einzeln berechnet, muss es die Kosten in der Hotelrechnung separat vom Übernachtungspreis (7 %) mit dem Mehrwertsteuersatz von 19 % ausweisen. Das sorgte für globale Verwirrung bei den Reisekostenabrechnungen.

Das Bundesfinanzministerium hat daraufhin in einem Schreiben (Az. VI D 2 - S 7210/07/10003, IV C 5 - S 2353/09/10008) die Behandlung der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze bei der Reisekostenabrechnung konkretisiert.

Beachten Sie Folgendes bei Ihren Reisekostenabrechnungen:

Tipp 1: Sie dürfen auf Ihrer Hotelrechnung die separaten Leistungen des Hotels, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, zu einem Sammelposten zusammenfassen lassen, z. B. als Business-Package oder als Servicepauschale. Sie können diese Extraleistungen auch als Pauschale in Höhe von 20 % der Hotelrechnung ausweisen lassen. Separate Leistungen des Hotels sind etwa:

• Frühstück
• Internetnutzung, Telefon
• Reinigung, Bügel-, Schuhputzservice
• Shuttle-Service zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft
• Gepäcktransport außerhalb des Hotels
• Überlassung von Fitnessgeräten
• Parkplatz

Tipp 2: Ist auf Ihrer Hotelrechnung z. B. ein Business-Package ausgewiesen, muss Ihr Arbeitgeber lediglich den geldwerten Vorteil für Ihr Frühstück mit 4,80 € versteuern. Alle übrigen Bestandteile des Pakets darf er Ihnen, wenn die Kosten nicht völlig überhöht sind, weiterhin lohnsteuerfrei erstatten. Führt das Hotel das Frühstück hingegen gesondert in der Rechnung auf, gilt diese Pauschalregelung nicht und Sie müssen Ihr Frühstück komplett selbst bezahlen.

Tipp 3: Achten Sie schon bei der Hotelbuchung darauf, dass die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Viele Hotelanbieter - auch im Internet - stellen sich sukzessive auf die neue Abrechnungspraxis ein.

Tipp 4: Als Alternative zur 4,80-€-Regelung bucht Ihr Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück. In diesem Fall kann für das Frühstück ein sogenannter Sachbezugswert von 1,57 € veranschlagt werden. Das heißt: Ihnen werden für das Frühstück (es darf nicht mehr als 40 € kosten) bei der Spesenerstattung pauschal 1,57 € abgezogen bzw. als geldwerter Vorteil lohnversteuert.

Die darüber hinausgehenden Kosten erstattet Ihr Arbeitgeber steuerfrei. Diese Möglichkeit ist sowohl für Sie als auch für Ihren Arbeitgeber steuerlich am günstigsten. Sie können das Hotel auch selbst buchen, wenn Ihre Geschäftsreisen dienst- oder arbeitsrechtlich geregelt sind, z. B. in Ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.