Die 4 Phasen erfolgreicher Feedback-Gespräche

1. Sie bereiten das Gespräch vor.
2. Sie strukturieren das Gespräch.
3. Sie führen das Gespräch.
4. Sie bereiten es nach.

Phase 1: Bereiten Sie konstruktives Feedback vor
Setzen Sie sich vor dem Feedbackgespräch mit den relevanten Inhalten auseinander. Fragen Sie sich nicht nur: „Was soll sich ändern?“ (Sach-Thema), sondern auch: „Welche Widerstände sind zu erwarten? Welche Erwartungen habe ich selber?“ („weichere“ Themen).

Phase 2: Strukturieren Sie das Gespräch
Folgen Sie in Feedback-Gesprächen Ihrem roten Faden. Sie können sich an folgender genereller Struktur orientieren:

• Legen Sie Gesprächsziele und -inhalte fest.
• Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre.
• Ziehen Sie gemeinsam Bilanz über Leistung und Arbeitsverhalten.
• Selbsteinschätzung des Mitarbeiters.
• Einschätzung des Vorgesetzten (= Feedback).
• Erarbeiten Sie gemeinsam Entwicklungsmaßnahmen.
• Vereinbaren Sie Entwicklungsziele.

Fassen Sie zusammen; legen Sie gegebenenfalls einen Folgetermin fest. Beenden Sie das Gespräch positiv

Phase 3: Führen Sie das Gespräch
Wichtig ist ein positiver Gesprächseinstieg. Eröffnen Sie das Gespräch mit einem Thema, das den Mitarbeiter direkt und persönlich betrifft. Im Anschluss an diesen auflockernden und wertschätzenden Einstieg klären Sie die Zielsetzung, die Inhalte und die Vorgehensweise für das Gespräch. Geben Sie zunächst Ihrem Mitarbeiter Gelegenheit, zu erläutern, wie er sich selbst beurteilt. Dabei hören Sie aktiv zu und machen sich Notizen, wenn Sie auf wichtige Punkte später eingehen möchten. Unterbrechen Sie Ihren Mitarbeiter nur, wenn Sie konkret nachfragen möchten, um weitere Informationen zu erhalten.

Phase 4: Bereiten Sie das Gespräch nach!
Befolgen Sie getroffene Vereinbarungen konsequent. Kontrollieren Sie, ob sich der Mitarbeiter an die Vereinbarungen hält. Sollten Sie merken, dass Sie selber eine getroffene Vereinbarung nicht einhalten können (beispielsweise weil Sie aufgrund eines neuen Projektes zu stark eingebunden sind), weisen Sie den Mitarbeiter so früh wie möglich darauf hin und vereinbaren Sie eine Ersatzlösung. Wenn der Mitarbeiter Sie darüber informiert, dass er Schwierigkeiten hat, die geplanten Vereinbarungen einzuhalten, bieten Sie ihm Ihre Hilfe an. Stellen Sie sicher, dass auch der Mitarbeiter subjektiv sieht, dass beide Beteiligten die Vereinbarungen einhalten.