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Datenschutz & Betriebsgeheimnisse: So verhindern Sie sorglosen Umgang mit vertraulichen Informationen
Als Vertriebs- oder Verkaufsleiter haben Sie viel mit vertraulichen Daten und Informationen zu tun. Doch während Sie Computer-Daten durch Passwörter oder Verschlüsselungssoftware schützen können, gestaltet sich Diskretion bei ausgedruckten Dokumenten und schriftlichen Unterlagen schon schwieriger. Wenn brisante Unternehmens- oder sensible Kundendaten, aber auch Absatzpläne, Verkaufszahlen u. Ä. in die falschen Hände geraten, kann das fatale Konsequenzen haben. Und oft führt ein allzu sorgloser Umgang im oder außerhalb des Unternehmens leicht zu Konflikten mit dem Datenschutz oder zu rechtlichen Problemen.
VerkaufsManagement aktuell-Tipp: So helfen Sie Ihren Mitarbeitern, mit sensiblen Dokumenten verantwortungsbewusst umzugehen: - Verpflichten Sie alle betreffenden Mitarbeiter per Arbeitsanweisung dazu, sensible Unterlagen unter Verschluss zu halten.
- Kennzeichnen Sie jedes Dokumentenblatt beim Ausdrucken deutlich mit dem Namen des Empfängers. Ein Namensvermerk in der Fußzeile ist nicht ausreichend.
- Verwenden Sie ein seitenfüllendes Wasserzeichen, das jeder Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von Microsoft Word schnell erstellen und in seine Dokumente einbinden kann.
- Durch das Wasserzeichen können herumfliegende einzelne Seiten direkt dem jeweiligen Empfänger zugeordnet werden, ebenso wie fotokopierte Seiten. Ihre Mitarbeiter werden nun sehr genau darauf achten, diese Daten sorgfältig vor öffentlichem Zugriff zu schützen.
- Nutzen Sie diese einfache Vorgehensweise, die bis auf einige Minuten für die einmalige Einrichtung des Wasserzeichens am PC keine zusätzlichen Kosten verursacht.
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| Lesermeinungen |
„Von meiner Person her bin ich jemand, der gerne an morgen denkt und sich darauf vorbereitet. Genau dabei unterstützt mich Dr. Eike Wenzel. Es ist schön, dass im Zukunftsletter eher von angenehmen Zukunfts-Möglichkeiten berichtet wird, denn wenn ich Nachrichten schaue, packt mich das kalte Grausen. Der Zukunftsletter zeigt tatsächlich Perspektiven auf und liefert mir nebenbei noch eine schöne Idee zur Kundenbindung: Die kurzen Berichte über Zukunftstrends kopiere ich und schicke sie an meine Kunden. So bringe ich mich auf ungewöhnliche und angenehme Art in Erinnerung.“
Königs Coaching mit S.A.L.Z., Dipl. Gunter König, Schwäbisch Hall
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| Vorgestellt |
Dr. Marion Steinbach
Chefredakteurin von
PRPraxis
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