Es ist immer gut, wenn Sie über Ihre Kunden so viel Information wie möglich haben. Doch die interessanteste Information nützt gar nichts, wenn sie im richtigen Moment nicht verfügbar ist. So organisieren Sie Ihre Ablage optimal!
Damit Sie nicht in einer Informationsflut ertrinken, sollten Sie Ihre Notizen, Zettel, E-Mails und Faxe richtig ordnen. Denn gut organisierte Informationen sind sehr nützlich. So geht’s:
1. Überblick verschaffen
Wenn sich viel Material angesammelt hat, prüfen Sie zunächst, welche Informationen woher stammen und was davon wichtig ist. Notieren Sie sich die Quellen, die für Sie wichtig und nützlich sind oder sein könnten. Legen Sie ein Verzeichnis an, in dem Sie aufschreiben, welche Informationen Sie in Zukunft aus welchen Quellen beziehen werden.
2. Jede Information prüfen
Bei jeder Information, die Sie erhalten, sollten Sie sofort checken, ob sie wichtig ist und es sich lohnt, sie aufzuheben. Wenn Sie das nicht sofort entscheiden können, legen Sie sie in ein extra für solche Informationen angelegtes Fach.
Achtung: Auch dieses Fach muss regelmäßig aufgeräumt werden, sonst wird es zur Sammelstelle für Material, das Sie doch nicht mehr benötigen. E-Mails, die Sie nicht brauchen, sollten Sie sofort löschen. Die gute Nachricht: Im Herbst sollen Spam-Mails, also unerwünschte Werbemails, per Gesetz verboten werden. Dann entfällt jedenfalls die lästige Arbeit, ständig E-Mails lesen und löschen zu müssen, die nicht von Interesse sind und nur das Postfach verstopfen.
3. Elektronische Ablage
Informationen, die in Papierform vorliegen, legen Sie in beschrifteten Regalen, Fächern oder Hängeregistraturen ab. Im PC sollten Sie dieselbe Struktur anlegen und dort das elektronische Material speichern. Am besten ist es, wenn Sie wichtige Informationen elektronisch und auf Papier ablegen.
4. Ordnung mit System
Damit Sie immer wissen, wo Sie welche Informationen finden können, brauchen Sie ein gutes System. Viele Unternehmensberater empfehlen, Informationen folgendermaßen abzulegen:
- Firmen
- Personen
- Sachinformationen
- Projekte
- Privates
5. Gliederung
Die verschiedenen Punkte bekommen dann wieder Untermenüs, die Sie nach Wichtigkeitsgrad gliedern. Sie werden am besten wissen, welche Gliederung für Sie praktisch und sinnvoll ist. Damit können Sie jederzeit auf die Information, die Sie brauchen, zurückgreifen. So ist Ihr Material gut sortiert und es kostet Sie wenig Zeit, neue Informationen sofort zuzuordnen.
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