Sind wochenlange Contollingsitzungen überflüssig?
Der Budgetprozess kostet oft zu viel Zeit. Manager und Finanzverantwortliche sitzen tage-, in manchen Unternehmen wochenlang zusammen und planen Zahlen für die Zukunft. Ändern sich dann Eckwerte wie der Dollarkurs überraschend um 10 Prozent, ist die Arbeit Makulatur.
Wie im
Trendletter zu lesen war, gibt es erste Forderungen, dass für die Budgetierung künftig die Regel gelten sollte:
so wenig wie möglich, so viel wie gerade nötig. Denn oft ist eine oberflächliche Schätzung, die schnell erledigt ist, genauso leistungsfähig wie das tagelange Brüten über den Zahlen hinter dem Komma. Wer die Budget-Aktivitäten auf das nötige Minimum reduziert, setzt interne Ressourcen für andere, wichtigere Zwecke frei. Denn nicht nur die Controller haben dann weniger zu tun, auch die Fachabteilungen, die an den Datenplanungen mitwirken.
Praxisbeispiel des Trendletter: Henkel, der Markenartikler, liefert diese interessante Erfahrung zum Thema: Die Planungsrunden mit dem Vorstand wurden von sechs auf eine pro Jahr reduziert.
- Zeitgewinn: Statt Planungsbeginn im Juli kann man sich jetzt bis September Zeit lassen, um für das kommende Jahr zu planen.
- Effizienzgewinn: Statt eines vollständigen Planabschlusses wird nur noch eine begrenzte Zahl von Schlüsselkennzahlen überhaupt vorausgeplant.
- Einsparung: Heute verbringen die Finanzexperten nur noch ein Drittel ihrer Zeit mit der Planung, früher war es die Hälfte. Dadurch steht sowohl den Controllern als auch den Fachabteilungen mehr Zeit für wichtigere Zwecke zur Verfügung. Die Botschaft lautet: Steuerung und Planung ja - aber mit wenigen Kennzahlen.
Wichtige Unterstützung käme vom Vertrieb. Denn dieses Ressort hat engen Kundenkontakt - und kann das erwartete Kaufverhalten besonders gut abschätzen. Ein Vorschlag deshalb: Verkäufer sollten ihre variable Vergütung nicht nur, wie bislang, für den erreichten Umsatz erhalten, sondern auch für
- die Einhaltung des vom Unternehmen vorgegebenen Umsatzziels und
- für das genaue Erreichen der selbst gestellten Umsatzprognose.
Dieses Vorgehen würde die Planungssicherheit deutlich erhöhen.
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