Was Ihren Jahresbericht besonders erfolgreich macht: Unser Experte gibt Antworten auf Ihre Fragen

Jährlich erscheint im Gabler-Verlag ein fast 400-seitiger Katalog über besonders erfolgreiche und professionell gestaltete Jahresberichte deutscher Firmen: www.deutsche-standards.de. Was aber macht einen Jahresbericht „besonders erfolgreich“?

Wir möchten diese Frage weitergeben an einen Experten, der es wissen muss. An Helmut Vandenberg, Artdirector in Düsseldorf und mit seinem Büro für Kommunikation und Werbung tätig für Unternehmen, Verbände und Institutionen, www.helmut-vandenberg.net.

PRPraxis: Sie haben vermutlich im Laufe ihrer Tätigkeit so manchen Jahresbericht gedacht und gemacht. Was ist besonders wichtig?

Helmut Vandenberg: Die Vorbereitung. Das mag verblüffend klingen, ist aber wahr: Je besser die Vorbereitung, desto besser das Ergebnis. Wobei „Vorbereitung“ hier heißen soll: die Klarheit der Aufgabe. Also die Klärungen und Festlegungen über die Aufgabe eines Jahresberichts im Zusammenhang mit der Gesamtkommunikation.

PRPraxis: Was macht einen Jahresbericht ansprechend, erfolgreich, professionell?

Helmut Vandenberg: Erfolgreich ist ein Jahresbericht dann, wenn der Absender - und hier ist es gleich, ob es sich um ein großes oder kleineres Unternehmen handelt, um einen Verband oder eine Institution - über seinHandeln und seine Situation, über Personen und Zahlen, über seine Arbeit und seine Erfolge in klarer und sachlicher Art und Weise berichtet. Das heißt nicht, dass ein Jahresbericht deshalb langweilig sein sollte. Im Gegenteil: Ist ein Jahresbericht gut gestaltet, präsentiert er sich seriös und nicht flippig, professionell und nicht laut.

PRPraxis: Wie wird sich der Trend entwickeln? Seit zwei Jahren ist zu erkennen, dass der Weg hinführt zu einer schlichten, aber edlen Sachlichkeit. Können Sie das bestätigen?

Helmut Vandenberg: Da bin ich zurückhaltend. Trends beschreiben Entwicklungen und befördern sie ja auch gleichzeitig.Wenn hier schlichte und edle Sachlichkeit Begriffe sind, die als Beschreibung dienen, mag das zutreffen. Wenn sie als Handlungsanleitung verstanden werden, möchte ich zur Vorsicht mahnen. Ein Jahresbericht berichtet nicht nur von einem vergangenen Jahr, sondern er präsentiert natürlich auch das Unternehmen. Und seine Identität muss sich widerspiegeln. Und obwohl Schlichtheit und Sachlichkeit immer angemessen sein mögen, können durchaus die Kraft oder der Optimismus zum Ausdruck gebracht werden - ich benutze dafür gerne den Begriff der Angemessenheit. Ein Jahresbericht muss als angemessen verstanden sein und auch so erlebt werden.

PRPraxis: Einmal ganz praktisch, wie geht man professionell an einen Jahresbericht heran?

Helmut Vandenberg: Wenn die Grundsatzfragen des Konzepts geklärt sind, beginnt der ganz praktische Teil, d. h., eine rechtzeitige und koordinierte Planung ist besonders wichtig. Fragen der Visualisierung und des Aufbaus, die Erstellung von Texten und Fotos und vieles andere mehr müssen sorgfältig geplant und entsprechend abgestimmt werden. Erst dann kann der rein technische Teil beginnen, von der Druckvorbereitung bis zum Druck.

PRPraxis: Wie sollen beispielsweise Texte geliefert werden?

Helmut Vandenberg: Nochmals: Die Abstimmung zwischen Auftraggeber und Agentur ist wichtig. Fragen nach Programmen, Dokumenten, Dateiformaten und und und, werden je nach technischen Voraussetzungen im Unternehmen individuell abgestimmt. Da gibt es keinen feststehenden Rahmen.

PRPraxis: Das beziehen Sie auch auf Fragen zu Fotos?

Helmut Vandenberg: Ja, natürlich, ein ganz wichtiger Teil.Alles orientiert sich zunächst am Konzept, amZeitplan.DerMaßstab für Fotoqualität bestimmt dann die mögliche Recherche, aber auch Fragen wie technische Bedingungen, Auflösungen von Fotos verschiedener Größen, Fragen auch zu rechtlichen Aspekten wie Veröffentlichungsrechten.

PRPraxis: Sollte der Bericht ungekürzt im Internet erscheinen? Helmut Vandenberg: Eindeutig: ja. Das Angebot einer kompletten Ausdruckversion als Download ist selbstverständlich. Doch das Übertragen wesentlicher Inhalte auf das Medium Internet verlangt heute mehr als die 1:1-Übertragung einer gedruckten Version. Aber das ist ein eigenes Thema.

PRPraxis: Vielen Dank, Helmut Vandenberg. Empfehlung der Redaktion zum Online-Reporting

Auch wir empfehlen: Ja, der Jahresbericht gehört in Gänze ins Internet. Die landläufigste Lösung ist das Einstellen des Berichtes als PDFDatei. Ein etwas aufwendigeres Verfahren ist die sogenannte Bildergalerie oder Quick-HTML. Dabei wird jede Seite des gedruckten Jahresberichtes einzeln als Bild abgespeichert und als jpg.-Show präsentiert. Der Trend jedoch geht hin zu einer HTML-Aufbereitung, in deren Mittelpunkt Navigation, Display-Layout, Internetaktivität und Usability stehen. Aber wie Helmut Vandenberg erwähnte: Das ist ein eigenes Thema

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