Projekt-Controlling im Marketing: So machen Sie sich das Leben leichter

Die 4 wichtigsten Phasen des Projekt-Controllings sind:

• Projektplanung
• Projektsteuerung
• Projektkontrolle
• Projektbericht/-dokumentation

Projekt-Controlling: leicht gemacht
A und O eines integrierten Projekt- Controllings ist, dass es regelmäßig, z. B. alle 4 bis 6  Wochen, je nach den Zyklen eines Projektes, stattfindet. So können Sie Anpassungen im Prozess der Projektplanung und -ausführung im Verhältnis zur Komplexität und Dynamik Ihres Projekts  vornehmen. Veranstalten Sie regelmäßig ein Meeting für das Projekt-Controlling. Darin werden folgende Punkte abgehandelt:

• Soll-/Ist-Vergleich zum aktuellen Projektstatus
• Analyse der Abweichungen bezüglich Leistung, Termine, Ressourcen, Kosten
• Entscheidung über korrigierende Maßnahmen
• Neuplanung der Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten
• Erarbeitung der weiteren Vorgehensweise

So bereiten Sie Ihr Meeting für das Projekt-Controlling vor

• Verschicken Sie eine Einladung zur Controlling-Sitzung.
• Aktualisierung des Status und der Termine der einzelnen Teilprojekte durch die Verantwortlichen.
• Erstellen Sie eine Hochrechnung der zurückgemeldeten Ressourcen/Kosten.
• Legen Sie eine Sammlung aktueller Problemstellungen an.
• Bereiten Sie Ihre Unterlagen für das Controlling-Meeting vor.

Die 8 Gebote für effektives Projekt-Controlling

• Es gibt nur einen einzigen Projektleiter - Sie, den Marketingleiter.
• Erfolgreiches Controlling fängt bei effektivem Projektmanagement an.
• Der Marketingleiter erstellt einen Projektplan (Leistungen, Termine, Personal, Kosten).
• Die Detailplanung des Projekts orientiert sich an der Grobplanung
• Das Projekt-Controlling wird in festgelegten Intervallen durchgeführt.
• Alle Verantwortlichen müssen an den Meetings zum Projekt-Controlling teilnehmen.
• Die Vor- und Nachbereitung der Controlling-Meetings benötigt ausreichend Zeit.
• Bei den Meetings zum Projekt-Controlling geht es nicht um Schuldzuweisungen, sondern um  sachliche Klärung des Projektstatus und um dessen Weiterentwicklung. Abweichungen vom Plan  und entsprechende Anpassungen sind häufig der Weg zum Projekterfolg.

Wichtig: Ohne Planung keine optimale Projektsteuerung
Als Projektleiter planen und steuern Sie Ihr Projekt unter den Richtungskoordinaten von Zeit,  Zielen und Kosten. Der Erfolg Ihres Projekts wird außer an der Qualität und der zeitgerechten  Realisierung insbesondere an der Einhaltung des Budgets gemessen. Ihr Projekt muss daher schnell, kostengünstig und flexibel durchgeführt werden.

Die Kerndisziplinen Ihres Projektmanagements sehen wie folgt aus:

• Festlegung des Projektumfangs
• Planung
• Durchführung
• Steuerung
• Abschluss

Die 5 Instrumente im Zusammenspiel mit integriertem Projekt-Controlling
Für ein funktionierendes Projekt-Controlling müssen Sie ein adäquates Projektmanagement  gewährleisten. Je überschaubarer Sie planen und steuern, desto effektiver greifen Ihre  Controlling-Maßnahmen.

1. Legen Sie einen Strukturplan für Ihr Projekt an

• Der Strukturplan ist das Basismodell Ihres Projekts. Er gliedert Ihr Projekt in plan- und  kontrollierbare Teilprojekte, die an Projektteammitglieder zu verteilen sind. Hier werden die zu erfüllenden Projektleistungen dargestellt.
• Der Strukturplan ist die gemeinsame strukturelle Basis für die Ablauf-, Termin-, Kosten- und  Ressourcenplanung sowie das zentrale Kommunikationsinstrument im Projektmanagement.

2. Definieren Sie die Teilprojekte und Verantwortlichkeiten

• In einem Teilprojekt werden zu erledigende Inhalte, Ergebnisse, Terminbindung und  Verantwortliche konkret festgelegt. Jeder Verantwortliche im Projekt erhält eine unkomplizierte, aber vollständige Übersicht über seine Aufgaben und Termine.

3. Planen Sie die Meilensteine Ihres Projekts

• In einem Projekt-Meilensteinplan legen Sie wichtige Projektereignisse und deren Termine  messbar fest. Projektbeginn und Projektende sind immer Meilensteine. Für jedes Projekt sollten Sie mehrere Meilensteine (Zwischenziele) definieren.
• Je komplexer ein Projekt, desto wichtiger ist es, Meilensteine in kurzen Abständen zu  positionieren. Zu einem Meilenstein darf es keine offenen Aufgaben mehr geben, die in der  Projektphase „Realisierung“ oder „Prüfung“ hängen.

4. Erstellen Sie einen Projekt-Balkenplan

• Mit dem Projekt-Balkenplan stellen Sie die terminliche Situation des Projektes grafisch dar. Die Teilprojekte sind darin als zeitproportionale Balken dargestellt.

5. Projektieren Sie Personal und Kosten

• Kalkulieren Sie den Personalbedarf Ihres Projekts und legen Sie eine Tabelle an.  Unterscheiden Sie die Personalkategorien nach Qualifikationen, z. B. Experten,  Administrationspersonal, Externe.
• Im Projekt-Kostenplan sollten Sie die folgenden Kostenarten berücksichtigen: Personalkosten, Materialkosten, Anlagekosten, Fremdleistungen, Sonstige.

So stellen Sie Ihren Projekterfolg sicher
Setzen Sie eindeutige Ziele gemeinsam mit Ihrem Projektteam: Sorgen Sie dafür, dass zwischen  Ihnen als Projektleiter und dem Projektteam klare Ziele vereinbart werden. Achten Sie darauf,  dass auf die qualitativen Projektergebnisse genauso Wert gelegt wird wie auf Terminund Kostenziele.

Diese Vereinbarung sollte unbedingt schriftlich festgehalten werden. Sorgen Sie für  eine effiziente Projektorganisation: Gestalten Sie die Aufbauorganisation ebenso wie die  entsprechenden Kommunikationsstrukturen. Kümmern Sie sich um eine gute Personalverteilung: Die tragenden Positionen im Projekt sollten außer über fachliche auch über  soziale Kompetenzen verfügen.

Sichern Sie die Akzeptanz der Ergebnisse und seien Sie auf  Veränderungen gefasst: Gerade bei Veränderungen im Projekt geht es nicht nur um die Qualität  der Projektergebnisse, sondern auch um die Akzeptanz der vorhandenen Ergebnisse. Nur wenn  Ihre Mitarbeiter das Projekt und seine Ergebnisse voll mittragen, kann es auch gelingen. Halten  Sie regelmäßige Sitzungen ab, in denen Sie Ist- und Soll-Zustand miteinander abgleichen.