Meetings effizient durchführen: 10 goldene Regeln für erfolgreiche Meetings

Umfrage: Kritikpunkte bei Meetings und Konferenzen (Antworten in Prozent der Befragten)

• vom Thema abschweifen [83 %]
• mangelhafte Vorbereitung [77 %]
• Effektivität in Frage gestellt [74 %]
• Teilnehmer sind nicht aufmerksam genug [68 %]
• Wortmeldungen zu lang und am Thema vorbei [62 %]
• Besprechungsdauer [60 %]
• unzureichende Mitarbeit der Teilnehmer [51 %]

10 goldene Regeln für erfolgreiche Meetings

1. Relevanz prüfen!
Prüfen Sie als Marketingleiter immer, ob ein Meeting wirklich notwendig ist oder ob Sie nicht auf andere Möglichkeiten der Informationsvergabe zurückgreifen können. Sagen Sie ein regelmäßiges Meeting ab, wenn es nichts zu besprechen gibt. Auf lange Sicht weiß so jeder Bescheid, dass Ihre Treffen stets einen sinnvollen Grund haben.

2.Vorbereitung und Organisation durchführen!
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und seien Sie Vorbild. Organisieren Sie Ihr Meeting anhand einer Checkliste.Je besser Sie es organisieren, umso weniger Zeit verschwenden Sie letztlich.

3.Ziele bestimmen!
Teilen Sie in der Einleitung zum Meeting den Mitarbeitern mit, warum sie konkret gebraucht werden und was gemeinsam erreicht werden soll. Nur dann können Sie erfolgreich steuern.

4.Zeitrahmen festlegen!
Führen Sie keine Meetings mit „open end“ durch. Jede Aufgabe braucht so viel Zeit zur Erledigung, wie man ihr zur Verfügung stellt! Begrenzen Sie Informationsbesprechungen auf maximal 45 Minuten und Entscheidungsmeetings auf maximal 3 Stunden.

5.Vertrauen und Offenheit schaffen!
Legen Sie zu Beginn des Meetings Spielregeln fest, die eine möglichst große Offenheit der Teilnehmer zulassen. Denn Sie müssen zuerst Vertrauen schaffen, bevor Sie mit Offenheit rechnen können.

6.Tagesordnung einhalten!
Strukturieren Sie Ihre Tagesordnung! Versehen Sie jeden Tagesordnungspunkt (TOP) mit einem realistischen Zeitbudget in Minuten: Wie lange werden Sie realistischerweise für jeden TOP benötigen? Sobald Sie das tun und zeitorientiert moderieren, haben Ihre Meetings keine Überlänge mehr.

7.Redezeit begrenzen!
Informieren Sie sich vor dem Meeting über so genannte Profilierungsredner und binden Sie diese zielgerichtet ein. Dauerredner können geschickt und höflich, aber mit Nachdruck unterbrochen werden (z. B. mit Hinweis auf den engen Zeitrahmen). Außerdem eignet sich hier die Vereinbarung auf Redezeitbegrenzungen.

8.Beschlüsse ausführen!
Reduzieren Sie die Anzahl der Maßnahmen, die umgesetzt werden sollen. Alles, was sich nicht innerhalb der nächsten 72 Stunden umsetzen oder starten lässt, wird mit einer Wahrscheinlichkeit von 99 % nicht realisiert! Verpflichten Sie konkrete Personen mit Kompetenz und Verantwortung, um eine
Aufgabe erfolgreich zu erledigen.

9.Integrität und Pünktlichkeit wertschätzen!
Beginnen Sie Ihr Meeting immer pünktlich zur angekündigten Zeit und geben Sie niemals „Zuspätkommern“ eine Zusammenfassung des bisher Gesagten. Sorgen Sie dafür, dass Pünktlichkeit ein Anliegen aller ist, um Meetings erfolgreich durchzuführen.

10.Nachbereitung sicherstellen
Legen Sie am Anfang des Meetings fest, wer das Ergebnisprotokoll verfasst, das drei Fragen beantworten sollte: Wer macht was bis wann (3-W-Protokoll)? Das Ganze sollte tabellenartig auf eine Seite passen.

Eine weitere Seite beinhaltet den Ideen- und Themenspeicher, der TOPs für die nächsten Meetings enthält. Bei jedem neuen Meeting wird gecheckt: Was wurde erledigt? Mit welchem Ergebnis? Was ist noch offen?