Holen Sie den Einkauf mit ins Boot: So sparen Sie Kosten und Zeit

Keine Angst vor Kompetenzverlust
Das professionelle Beschaffungswesen leistet in vielen Unternehmen einen bedeutenden Beitrag zum Unternehmenserfolg. Und dennoch: In das Beschaffungsfeld Marketing wird der Einkauf häufig nicht mit einbezogen. Dabei gibt es keinen Grund, Angst davor zu haben, Verantwortung abzugeben, ebenso wenig wie für Befürchtungen, die Einkaufsabteilung könnte Ihnen in den Auswahlprozess „reinreden“.

Die Rolle der Einkaufsabteilung reduziert sich auf die operative Bestellung und möglicherweise auf Preisverhandlungen oder Nachverhandlungen - nicht auf die Lieferantenauswahl. Bei Kreativleistungen ist die Herausforderung der Zusammenarbeit zwischen Einkaufs- und Marketingfachabteilung sicherlich mit am größten. Insbesondere die kreative Konzeption einer Kampagne oder eines Slogans hängt zu großen Teilen auch von subjektiven und daher nicht messbaren Faktoren ab.

Es ist klar, dass die Vergabeentscheidung nicht allein auf Preisgründen basieren kann, sondern gemeinsam im Gespräch zwischen Fachbereich und Einkauf getroffen wird. Sie als Marketingleiter haben als Budgetgeber dabei die finale Entscheidungsgewalt. Schließlich stehen Sie bei einem etwaigen Misserfolg einer Kampagne dafür gerade. Durch das Bereitstellen klarer Kriterien und Vergleichsstrukturen kann Ihnen der Einkauf helfen, die Angebote der Dienstleister möglichst exakt vergleichbar zu machen.

Wenig hilfreich sind hier Gesamtpreise, bei denen keine Einzelposten aufgelistet sind. Und schließlich kann der Einkauf als interner Dienstleister auch beim Abschluss von Rahmenverträgen nicht nur die Nachfrage bündeln, sondern auch eine wesentliche Voraussetzung für eine verbesserte Budgetkontrolle der Fachbereiche erreichen.

Zeitersparung dank Einkauf
Im Idealfall führt die Marketingexpertise des Einkaufs zu einer signifikanten Vereinfachung der Briefingprozesse und damit zu einer deutlichen Senkung der Prozesskosten bei allen Beteiligten.

Die Vorgehensweise: Die Fachabteilung Marketing stellt über den jeweiligen Produktmanager nach einem standardisierten Verfahren eine Anfrage nach einer Marketing- Dienstleistung. Diese Anfrage wird in Form von Angebotsanfragen bei mehreren - im Idealfall von Ihnen vorher ausgewählten - Anbietern in einen Wettbewerbspitch gestellt. Das beste fachliche Angebot, das die Marketingabteilung auswählt, wird dann vom Einkauf über einen bestehenden Rahmenvertrag abgerufen. Der Vorteil für Sie als Marketingleiter: Sie können sich voll auf die inhaltlichen Marketingaspekte bei wenigen leistungsfähigen Anbietern konzentrieren, anstatt Ihre Kräfte durch permanente kommerzielle Verhandlungen zu verschleißen.

5 zentrale Ergebnisse für eine Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess:
1. Die 7 identifizierten so genannten nicht-traditionellen Beschaffungsfelder - Patente und Rechte, Finanzdienstleistungen, Marketingleistungen, Personal, Beratungsleistungen, F&E-Dienstleistungen (Forschung und Entwicklung) sowie Travel Management - machen bis zu 28 Prozent des gesamten Beschaffungsvolumens eines „typischen“ Industrieunternehmens aus.

2. Die Rolle der Einkaufsabteilung reduziert sich im Beschaffungsprozess in nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern in der Regel auf die rein operative Bestellung und möglicherweise auf Preisverhandlungen oder Nachverhandlungen, aber beispielsweise nicht auf die Lieferantenauswahl.

3. Weniger als 40 Prozent der Unternehmen nutzen heute das Repertoire strategischer Beschaffungsinstrumente. Mit Hilfe der Instrumente eines modernen Beschaffungsmanagements wie Beschaffungscontrolling, Warengruppenmanagement oder Gesamtkostenanalyse des Produktlebenszyklus kann der Einkauf künftig Preisvorteile auf bislang unerschlossenen Beschaffungsfeldern erzielen.

4. Zwei Drittel der Befragten erwarten durch die Professionalisierung des Einkaufs Einsparpotenziale, ein Viertel davon in der Größenordnung von mehr als 10 Prozent in einzelnen Einkaufsfeldern.

5. Ist der Einkauf zentral für das gesamte Beschaffungsvolumen verantwortlich, wirkt sich bereits eine Einsparung von 5 Prozent bei gleich bleibenden Kostenstrukturen wie eine 8- bis 14-prozentige Umsatzsteigerung aus.

Quelle: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME),
Studie: „Wertsteigerung des Einkaufs durch neue Beschaffungsfelder”