Die Stunde der Wahrheit: So gelingt Ihnen eine überzeugende Präsentation

In diesem Artikel aus PR Praxis finden Sie zahlreiche Tipps, die Ihnen die Vorbereitung und Durchführung eines solchen PR-Auftritts erleichtern.

Die wichtigste Frage zuerst: Was ist das Ziel Ihrer Präsentation?

Ausgangspunkt für den Aufbau Ihrer Präsentation ist das Ziel, das Sie damit erreichen wollen. Wollen Sie z. B. die Geschäftsführung für Ihre PR-Strategie gewinnen? Wollen Sie einen Etat durchsetzen? Präsentieren Sie vor einem internen oder externen Publikum? Legen Sie ein oder mehrere konkrete Ziele fest und ordnen Sie Ihr inhaltliches Vorgehen diesem Ziel unter. Vor wem präsentieren Sie?

Die Schwerpunkte Ihrer Präsentation werden im Wesentlichen auch dadurch bestimmt, wer Ihre Zuhörer sind. Entscheiden Sie, ob Ihr Gegenüber eher an strategischen Überlegungen oder an einer bunten Palette an PR-Maßnahmen interessiert ist. Entwerfen Sie entsprechende Szenarien und legen Sie Argumentationsschwerpunkte fest.

Beispiel: Präsentieren Sie vor Ihrer Geschäftsführung, könnten Sie zu Beginn frei sprechend Ihre PR-Strategie darlegen. Anschließend könnten Sie ein Handout verteilen und wichtige Punkte Ihrer Überlegungen noch einmal gemeinsam diskutieren. Geht es in einem anderen Beispiel darum, vor Mitarbeitern oder Agenturpartnern zu präsentieren, bietet sich eher eine Workshop-Atmosphäre an, in der Sie die Entstehung Ihres Konzepts miterlebbar machen. Sind Marketingmanager Ihre Zuhörer, so ist es vor allem deren Interesse, dass Ihr PR-Konzept ihre Intentionen unterstützt. Legen Sie in diesem Fall den Schwerpunkt auf die quantifizierbaren Ziele Ihrer PR-Strategie.

Sind Sie fit für Ihren Auftritt?

Die freie überzeugende Rede vor mehreren Zuhörern erfordert höchste Konzentration und Professionalität. Aber keine Panik: Bei einer gut vorbereiteten Präsentation können kleine Versprecher oder Wiederholungen sympathischer sein als eine technokratische Glanzleistung.

• Verschaffen Sie sich während Ihres Vortrags kleine Verschnaufpausen, z. B. durch das Auflegen von Flipcharts.
• Sollte es Sie zu stark irritieren, bitten Sie Ihre Zuhörer darum, Ihren Vortrag nicht durch Zwischenfragen zu unterbrechen. Bieten Sie eine anschließende Diskussion an.
• Achten Sie auf einen starken Einstieg, auf einen „Knaller“, mit dem Sie Ihre Zuhörer sofort für sich einnehmen. Lassen Sie Ihre Präsentation auch nicht einfach so auslaufen, sondern setzen Sie auch einen Akzent zum Schluss.

PR Praxis-Tipp: Strahlen Sie aus, dass Sie von Ihrem Konzept überzeugt sind. Vertrauen Sie auf Ihre individuellen Stärken und setzen Sie sie gezielt ein. Seien Sie sie selbst - inszenieren Sie keine Show.

Wie lang sollte Ihre Präsentation sein?

Haben Sie keine Zeitvorgabe, dann sollte Ihre Präsentation nicht länger als 45 Minuten sein. Sinnvoll erscheint folgende Zeiteinteilung: 15 Minuten Analyse, 5 Minuten Strategie und 25 Minuten Vorstellung von Maßnahmen. Planen Sie anschließend noch Zeit für die Diskussion ein.

PR Praxis-Tipp: Bedenken Sie, dass ein nicht PR-kundiges Publikum in erster Linie an der Präsentation von Maßnahmen interessiert ist und weniger Wert auf trockene Analyse legt.

Welche Präsentationstechnik ist geeignet?

Je nach Charakter und Inhalt Ihrer Präsentation können Sie Ihre Argumente mithilfe von Overheadfolien, Diaprojektionen, Flipcharts, PC-Präsentationen oder Pinwänden unterstreichen. Wählen Sie eine Technik, mit der Sie gut zurechtkommen und die nicht zu viel Ihrer Aufmerksamkeit beansprucht.