Verkaufsleiter

Wie Sie sich als Verkaufsleiter effizient und erfolgreich steuern

Sicher geht es Ihnen genauso: Tag für Tag schuften Sie bis spätabends. Und trotzdem wächst Ihnen die Arbeit über den Kopf. Die Papierberge auf Ihrem Schreibtisch wachsen. Um alles zu erledigen, müssten Sie zehn Köpfe haben. Und Ihr Arbeitstag 48 Stunden. In Untersuchungen wurde festgestellt: Bei 85 Prozent der Vertriebsmanager liegen unternehmensinterne Gründe für seine Überarbeitung vor: Alles landet auf seinem Schreibtisch.

Aber: Je mehr Arbeit Ihnen aufgebürdet wird, umso weniger Zeit haben Sie, um sich um Ihren persönlichen Erfolg zu kümmern – Sie riskieren sogar Misserfolge! Denn: Wenn Sie in Routinetätigkeiten ertrinken, fehlen Ihnen die Ressourcen für die Lösung strategischer Aufgaben. Sie geraten mit Ihren Projekten und Ihren Planungen ins Hintertreffen. Und das ist es, was Sie letztendlich sogar den Kopf kosten kann.

Deshalb der Rat an Sie: Wenn Sie so stark mit Arbeit eingedeckt sind, dass Sie kein Ende mehr sehen, wenn Ihnen keine Minute mehr bleibt, um sich um das wirklich Wesentliche zu kümmern, dann ist es für eine Radikalkur höchste Zeit.

Die vier größten Zeitfresser

Der durchschnittliche Arbeitstag einer Führungskraft hat rund zehn Stunden. Den größten Zeitanteil nehmen ein:

interne Meetings mit etwa eindreiviertel Stunden täglich,
Führungsaufgaben etwa eineinviertel Stunden,
Telefonate etwa eine Stunde,
Mail-Beantwortung etwa eine Stunde.

Ihre 10 Schritte für mehr Effizienz:

1. Gehen Sie den Ursachen auf den Grund
Die Hauptwurzel des Problems liegt darin, dass Mitarbeiter/ Kollegen Aufgaben an Sie delegieren.

Entweder sind es Vorgesetzte, die von Ihnen möglichst schon gestern irgendwelche Berichte oder Zahlen haben wollen.
Oder es sind andere Abteilungsleiter, die nach dem Motto handeln: „Was wir selbst nicht machen wollen, für all das ist der Vertrieb zuständig.“
Schließlich ist es auch der Mitarbeiter, von dem man sagt: „Bis er begriffen hat, was er tun soll, habe ich es schon selbst gemacht.“

2. Delegieren Sie alle operativen Aufgaben
Drehen Sie den Spieß um. Nehmen Sie nur noch solche Aufgaben entgegen, die Ihrer Funktion entsprechen. Allerdings werden Sie feststellen, dass gerade hier die größten Klippen liegen. Ihre Mitarbeiter werden nämlich versuchen, Ihr Ansinnen abzuwehren. Sie werden Ihnen aufzählen: „Als Erstes muss ich ... und als Zweites ... und als Dittes ... und ...“ Deshalb:

3. Reorganisieren Sie Ihre Verkaufsorganisation
Prüfen Sie, wie einzelne Abläufe vereinfacht und damit Zeit sparender abgewickelt werden können. Bei dieser Untersuchung werden Sie bemerken, dass viel Zeit und damit Geld verschwendet wird. Sie werden auch feststellen: Mitarbeiter betreiben oft einen unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand, beispielsweise wenn sie pedantisch alles mehrmals kontrollieren und korrigieren. Und manche Arbeiten entpuppen sich beim näheren Hinsehen sogar als völlig überflüssig.

4. Stellen Sie Produktivität vor Perfektion
Perfektion ist die größte Verschwendung von Arbeitszeit. Analysen haben ergeben, dass übersteigerte Sorgfalt etwa ein Drittel der Arbeitszeit kostet. Die Qualitätsverbesserung, die Sie oder Ihre Mitarbeiter durch Perfektion erreichen, ist jedoch minimal und oft überflüssig. Management-Berater raten, die „Fünf auch mal gerade sein zu lassen“. Denn in der Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeiter mit Verbessern und Nachprüfen verbringen, könnten Sie längst eine andere Aufgabe erledigt haben.

Geizen Sie deshalb auch hier mit Ihrer Zeit.
Gehen Sie von der Null-Fehler-Mentalität weg und nehmen Sie die Toleranzen in Kauf, die im Hinblick auf eine optimale Produktivität notwendig sind.

Eine gute Methode, um die Effizienz zu steigern ist, sich für die Erledigung bestimmter Aufgaben möglichst enge Fristen zu setzen. Diese Übung dient dazu, den richtigen Schnittpunkt zwischen Qualität und Zeit zu finden – denn das ist Effizienz. Sie werden außerdem Ihr Augenmerk darauf richten, Ihre Aufgaben möglichst schnell zu erledigen. Und dadurch bekommen Sie Routine.

Delegieren und sparen

Wenn Sie feststellen, dass ein Arbeitsabschnitt zu zeitaufwendig abgewickelt wird, sollten Sie ihn vereinfachen und automatisieren. Legen Sie hier für sich fest, welche Fehlertoleranz wirtschaftlich tragbar ist. Schließlich sollten Sie die entsprechende Aufgabe einem Mitarbeiter anvertrauen, der über das notwendige Leistungsvermögen zur schnellen Abwicklung verfügt.
Wenn Sie feststellen, dass ein Arbeitsschritt zu kostenintensiv ist, sollten Sie ihn so gestalten, dass er einem billigeren Arbeitsplatz oder einem externen Dienstleister übertragen werden kann.
Wenn Sie feststellen, dass er überflüssig geworden ist, kann er ersatzlos entfallen.

Das Ergebnis für Sie: Die so gewonnenen finanziellen Mittel sowie die frei gewordenen Leistungsressourcen Ihrer Mitarbeiter können Sie zu Ihrer Arbeitsentlastung einsetzen. Es wird sich zeigen, dass Sie Ihre Arbeit delegieren können und dabei noch Personalkosten sparen.

5. Gehen Sie nach der Top-Down-Methode vor
Wenn Ihre Mitarbeiter durch diese Rationalisierungsaktionen wieder Freiraum haben, beginnen Sie damit, von oben nach unten zu delegieren. Dies bedeutet:

Streben Sie an, dass Sie möglichst all Ihre operativen Aufgaben bzw. Routinetätigkeiten abgeben.
Übergeben Sie diese an Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten, vermitteln Sie ihnen diese Fähigkeiten oder tauschen Sie die Mitarbeiter gegen solche Arbeitskräfte aus, die die notwendigen Qualifikationen vorweisen können.
Veranlassen Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu, ihre Tätigkeiten zu vereinfachen, zu automatisieren und weiterzudelegieren. Erst dann können Sie sie wieder mit neuen Aufgaben belasten.

Beispiel:

Es ist Zeitverschwendung, wenn Ihre Bürokräfte die Korrespondenz manuell abwickeln. Wenn sie mit Textbausteinen arbeiten, gewinnen sie zusätzliche Arbeitszeit.
Dies kommt Ihren Sachbearbeitern zugute. Jetzt können sie Routinetätigkeiten an das Sekretariat abgeben.
Dadurch werden Sie zum Nutznießer. Denn je mehr Tätigkeiten Sie an Ihre Sachbearbeiter delegieren können, umso mehr Zeit gewinnen Sie für Ihre strategischen Tätigkeiten. Und einen umso höheren Wert gewinnen Sie für Ihr Unternehmen.

6. Reorganisieren Sie Ihr eigenes Arbeitsumfeld
Erst wenn Sie die Möglichkeit haben, Aufgaben an nachgeordnete Stufen abzugeben, können Sie Ihr Arbeitsumfeld neu gestalten. Orientieren Sie sich bei Ihrer Zeitplanung zunächst an Ihren eigenen Bedürfnissen.

Beispiel Arbeitszeit: Richten Sie Ihren Arbeitstag an Ihrer Leistungskurve aus. Sind Sie ein Frühaufsteher, dann kommen und gehen Sie vor den anderen. Sind Sie eher ein Morgenmuffel, dann kommen und gehen Sie später.
Beispiel „Offene Tür“: Legen Sie die Zeiten fest, zu denen Sie für andere ansprechbar sind, und solche, in denen Sie auf jeden Fall ungestört bleiben wollen.
Beispiel Entscheidungen: Delegieren Sie mit Ihren Aufgaben auch Entscheidungskompetenz. Befähigen Sie aber auch Ihre Mitarbeiter dazu, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

7. Reorganisieren Sie Ihre Zeitplanung
Früher gehörte es zum guten Ton, dass ein Manager einen vollgefüllten Terminkalender hatte. Heute gelten die Manager als erfolgreich, die ihren Arbeitstag flexibel gestalten und sich genügend Freiraum offen halten, so dass sie auch kurzfristig auf Unvorhergesehenes reagieren können. Deshalb:

Verplanen Sie nur einen Teil Ihrer Arbeitszeit. In der Regel sind es etwa zwei Drittel eines Arbeitstages. Doch am besten ist, Sie ermitteln selbst, welchen Zeitpuffer Sie täglich benötigen. Dieser kann sogar je Jahreszeit, Woche oder Wochentag unterschiedlich sein. Wenn Sie die Erfahrung gemacht haben, dass in Ihrer Abteilung am Montag alles drunter und drüber geht, dann sollten Sie den Montag so wenig wie möglich verplanen. Und wenn Sie wissen, dass es regelmäßig im ersten Quartal oder zum Monatsultimo etwas ruhiger ist, dann können Sie diesen Zeitraum stärker mittel- und langfristigen Aufgaben widmen.
Gestalten Sie Ihren Arbeitstag abwechslungsreich. Sicher haben Sie selbst schon die Erfahrung gemacht: Man kann sich einer Aufgabe nur über einen begrenzten Zeitraum hinweg widmen. Irgendwann lässt die Konzentration nach und es schleichen sich Fehler ein. Gliedern Sie deshalb Ihre Aufgaben in möglichst kleine Arbeitsabschnitte und verteilen Sie diese über den Tag oder die Woche hinweg. Diese Aufgabengliederung macht es Ihnen möglich, Ihren Arbeitstag möglichst bunt und abwechslungsreich zu gestalten. Und sie bietet die Chance, dass Sie sich mit der jeweils nachfolgenden Arbeit von der vorausgegangenen regenerieren können.

Beispiel:
Der Arbeit an einer Excel-Datei kann sich ein Meeting anschließen. Den Kundenverhandlungen kann die Gestaltung einer Verkaufs-Aktion folgen. So wird die nächstfolgende Aufgabe zur Erholungsphase für die vorausgegangene.

8. Erstellen Sie einen schriftlichen Tagesplan
Dies ist die abschließende Arbeit am Vortag. Auf diesen Tagesplan kommen berufliche und private Aktivitäten. Prioritäten festlegen Legen Sie mit jedem Tagesplan auch die Prioritäten neu fest. Klassifizieren Sie die Aufgaben in Ihrem Tagesplan wie folgt:

A-Aufgaben sind solche, die für Ihren persönlichen Erfolg besonders wichtig sind. Diese müssen Sie am festgelegten Tag unbedingt erledigen.
B-Aufgaben sind solche, die dringend erledigt werden müssen.
Alle restlichen Aufgaben tragen die C-Klassifizierung. Diese werden im Anschluss an alle A- und B-Aufgaben erledigt.

Checkliste: Selbstmanagement des Verkaufsleiters

Ermitteln Sie den Ist-Zustand und prüfen Sie, ob Sie schon neue Ziele erreicht haben:

Kommen Sie mit täglich neun Stunden Arbeitszeit aus?
Können Sie darauf verzichten, Arbeit mit nach Haus zu nehmen?
Können Sie darauf verzichten, an Wochenenden und Feiertagen zu arbeiten?
Planen Sie am Vorabend den nächsten Arbeitstag?
Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit?
Ordnen Sie Ihren Tagesablauf nach Ihrer persönlichen Leistungskurve?
Können Sie es durchsetzen, dass Sie in Ihrem Büro für bestimmte Zeiträume ungestört bleiben?
Haben Sie genügend Freiraum für Ihre Führungsaufgaben?
Übertragen Sie konsequent alle anfallenden Routinetätigkeiten und operativen Aufgaben an Ihre Mitarbeiter?
Sind Ihre Mitarbeiter befähigt, diese Aufgaben selbständig zu erledigen?
Nehmen Sie um der Effizienz willen vertretbare Fehlertoleranzen in Kauf?

Analysieren Sie regelmäßig alle Arbeitsvorgänge danach, ob sie:

sich schneller erledigen,
sich vereinfachen,
sich automatisieren,
sich weiter nach unten delegieren lassen,
überhaupt notwendig sind?

Legen Sie fest, welche Aufgabe Sie einem Mitarbeiter übertragen und welche Sie selbst erledigen.

9. Wie Sie Ihr Zeitplansystem aufbauen

Im Jahresplan halten Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen.
Die Quartalspläne beinhalten die Wege, mit denen Sie diese Ziele erreichen wollen. Legen Sie dabei die Schritte zur Zielerreichung fest. Bestimmen Sie was bis wann erreicht werden soll.
Mit Monatsplänen machen Sie die Quartalspläne überschaubar. Hier steht im Mittelpunkt, was Sie in diesem Monat erreichen wollen. Wichtig ist, dass Sie die Arbeit gleichmäßig verteilen und den Aufwand realistisch einschätzen.
Den Wochenplan stellen Sie freitags für die Folgewoche auf. Hier legen Sie verbindlich fest, was Sie an den einzelnen Wochentagen zum Abschluss führen wollen. Der Wochenplan muss mit den Plänen von Vorgesetzten und Mitarbeitern koordiniert werden.
Die Tagespläne erstellen Sie jeweils am Vorabend. Mit ihnen legen Sie die Einzelaktionen fest.

10. Erledigen Sie das Schwierigste, wenn Sie in Höchstform sind
Erledigen Sie anspruchsvolle Aufgaben, wenn Sie Ihr Leistungshoch haben. Entwickeln Sie ein System der kontinuierlichen Verbesserung Wenn Sie die genannten Regeln umsetzen, werden Sie relativ schnell den Erfolg spüren und erkennen, dass Sie plötzlich mehr Zeit für Zukunftsaufgaben haben. Allerdings nur vorübergehend, denn bald wird wieder alles beim Alten sein. Dies verhindern Sie, wenn Sie aus den einzelnen Maßnahmen einen fortlaufenden Prozess machen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie sich noch an alle Zeitspar-Regeln halten, die Sie sich gesetzt haben.
Rufen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zusammen, um gemeinsam Maßnahmen zur Effizienzsteigerung zu vereinbaren.
Qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter laufend weiter, damit sie Ihnen auch bei zukünftigen Anforderungen die notwendige Entlastung bringen.

FAZIT:

Zeitliche Überforderungen hindern Sie an der Verfolgung konzeptioneller/strategischer Aufgaben.
Mangelnde Mitarbeiter-Qualifikation führt zu arbeitsbelastenden Rückdelegationen
Sie tun viel – aber nicht das Wichtige.
Das „System des Selbst-Management“ macht Sie erfolgreicher.

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